Hat jemand Erfahrung mit Dokumenten-Management-Systemen?
Eine Rechtsanwältin möchte gerne ca. 300.000 Seiten Akten archivieren. Die meisten Dokumente sind einseitig, aber es können auch doppelseitige darunter sein.
Welche Scanner kommen in Frage, und welche davon sind empfehlenswert?
Ich habe mal Folgendes hochgerechnet:
Wenn ich von einer Scangeschwindigkeit von 20 S./min. ausgehe (das ist bei kleinen bis mittleren Kopierern ein gängiger Wert), dann komme ich bei 300.000 Seiten auf 250 Stunden = 31,5 Mann-Tage = 1,5 Mann-Monate.
Da die 20 S./min. aber kein effektiv erreichbarer Wert sind (den schätze ich auf 5-10 mal so hoch), sollte man schon nach einem schnellen und robusten Gerät suchen.
Welche Software gibt es, und was taugt sie?
Auch da habe ich keine Ahnung. Klar ist, daß die Software mit vorhandener Branchen-Software kooperieren sollte.
Es ist ca. 15 Jahre her, daß ich mich mal mit dieser Thematik beschäftigt habe. Aber das ist alles Schnee von vorgestern.
Hat jemand aktuelle Erfahrungswerte?
Ich freue mich über jeden Tip!
Heinz Rothkegel
Ein Exkunde aus der Nähe Deines Ladengeschäfts hatte einen Xerox Kopierer, Drucker, Scanner.
Das Teil hat SAUSCHNELL (einseitig) gescannt.
Leider haperte es dann mit der Vearbeitung.
Zwar konnte er die gescannten Dokumente als PDF-Dateien per Mail verschicken, doch ist das bei 300.000 Seiten wohl eher unpraktisch.
Auch die Variante mit den TIFF-Dateien, die dann als 000001.TIFF bis 300000.TIFF auf der Platte liegen hilft nicht wirklich.
300000 Seiten denn manuell in ein Assett-Management-System einzupflegen ist auch eher Arbeit für jemanden, der seine Hose mit der Beisszange anzieht
Ich weiß, es gab früher mal einen Scanner von HP (ungefähr so groß wie eine Laserjet 5), der mit entsprechender Archivierungssoftware von Leitz zusammengespielt hat...
Ich hab das aber eher mal beiläufig gesehen...
Ciao
Dirk
Hi,
die 20 Seiten pro Minute erreicht der HP-Scanner bei uns im Büro locker, auch beidseitig und in Farbe. Das Problem taucht dann bei der Verarbeitung der Dateien auf. Zwar kann ich einzelne Scans zu einem pdf-Dokument zusammenbinden, nur da hängt dann das Betriebssystem dazwischen. Der Datenabfluß über Ethernet läßt zu wünschen übrig, die Dokumente haben alle den gleichen Namen und die 40 GB-Festplatte im Scanner recht schnell voll. Der Administrator weiss seit Wochen nicht, warum der Scanner mein Paßwort nicht nimmt und so weiter. Und dann heißt es warten... Also über unser Lotus Notes ist das in der Bedienerfreundlichkeit und Geschwindigkeit mies. Das sollte sich aber regeln lassen.
Also, wenn das Betriebssystem schnell genug ist, bzw. ein vernünftiges Speichermedium dahintersitzt, dann sind die 20 Seiten pro Minute schon drin.
Aaaaber, kommt der Bediener manuell nach ? Irgendjemand muss das Gerät füttern und die gescannten Dokumente wieder entnehmen. Hier ist der eigentliche Engpaß.
Gruß
TE
Die HP Lösung ist nicht gerade zum Schnäppchenpreis zu haben. Das kostet dann schon ein paar Tausender. (z.B. HP Scanjet N8460) Dafür funktioniert es aber auch. Netzwerkprobleme kann man sicher noch in den Griff bekommen.
Dazu habe ich zwei Anmerkungen:
a) Neben dem eigentlichen Scan-Vorgang ist vor allem der nachgeordnete Ablauf von Bedeutung, also die Speicherung/Archivierung, das Suchen/Finden von Dokumenten und ggf. die Reproduktion, auch als juristisch verwertbare Urkunde (denn nur dann kann man das Original-Dokument vernichten, oder ist das gar nicht geplant?). Dafür benötigt man ein leistungsfähiges DMS (Dokumenten-Management-System), sofern in der eingesetzten Kanzleisoftware kein entsprechendes Modul enthalten ist (bzw. nachinstalliert werden kann) - solche Pakete sind aber ggf. ziemlich teuer (teurer als die Hardware).
b) Einen Hochleistungsscanner für einen einmaligen Scan des Archives zu kaufen, ist eigentich unwirtschaftlich, ganz zu schweigen von dem Zeit- und Personalaufwand für das Scannen. Es gibt Dienstleister, die das als Service anbieten - das ist im Zweifel die bessere Idee. Für den laufenden Betrieb, in dem weitere Dokumente anfallen, genügt sicher ein kleinerer Scanner (und die selbst erstellten Dokumente sollte man sowieso ohne Umweg über den Scanner direkt als PDF ablegen können).
PS: Ich stamme aus einer Juristen-Familie, daher habe ich eine gewisse Vorstellung davon, was in einer Anwaltskanzlei machbar ist und was nicht...
Jo, das sehe ich auch so. Der HP ist nicht billig und lohnt sich nur, wenn er dauerhaft gefordert wird. Und nur dafür sind diese recht hohen Scan-Leistungen da. Es macht richtig Spaß, da 4 cm beidseitig bedrucktes Papier hineinzulegen und dann zuzusehen, wie die Seiten fliegen. Also, da muss auch im normalen Betrieb was laufen. Bei uns werden ca. 2000 Seiten pro Tag gescannt und die Masse davon auch noch in Farbe.
Mit der Authentisierung haben wir in der Regel keine Probleme, allerdings mit der Möglichkeit des Mißbrauches, da die Masse der Dokumente eingestuft ist. So sind unsere Scans ggf. nur mit Passwort zu öffnen bzw. auszudrucken oder weiterzuverarbeiten. Ich nehme an, auch für eine Kanzlei gibt es da Lösungen, und entsprechende Richtlinien. Es gibt ja einen Juristenverband und die wissen sicher mehr.
Aber, ein normaler kleiner Flachbettscanner ist sicher auch zu wenig. Wenn ich daran denke, pro Seite Text eine Minute Zeit aufzubringen, dann ist das sicher nicht das erstrebenswerte.
Gruß
TE
Zitat hrk:
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> Ich habe mal Folgendes hochgerechnet:
> Wenn ich von einer Scangeschwindigkeit von 20
> S./min. ausgehe (das ist bei kleinen bis mittleren
> Kopierern ein gängiger Wert), dann komme ich bei
> 300.000 Seiten auf 250 Stunden = 31,5 Mann-Tage =
> 1,5 Mann-Monate.
> Da die 20 S./min. aber kein effektiv erreichbarer
> Wert sind (den schätze ich auf 5-10 mal so hoch),
> sollte man schon nach einem schnellen und robusten
> Gerät suchen.
>
Zitat TE:
Also, wenn das Betriebssystem schnell genug ist, bzw. ein vernünftiges Speichermedium dahintersitzt, dann sind die 20 Seiten pro Minute schon drin.
Aaaaber, kommt der Bediener manuell nach? Irgendjemand muss das Gerät füttern und die gescannten Dokumente wieder entnehmen. Hier ist der eigentliche Engpaß.
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Hallo Heinz - ich mach da gerade was Ähnliches mit grob geschätzt 20.000 Archiv-Bildern, deshalb kann ich TE nur Recht geben - der Engpass ist das "Füttern". Aber genau so wichtig ist die Vorab-Erstellung eines einleuchtenden Dateinamen-Systems.
Der eigentliche Scanvorgang kommt erst ganz am Ende. Vorher kommt also die Hauptarbeit - die organisatorische Vor- und Nachbereitung. Und hier bereits die Frage von Florian - soll das Papier anschließend vernichtet werden oder soll das computerisierte Archiv so aufgebaut sein, dass man die Papier-Originale im Bedarfsfall schnell wiederfindet. Die Antwort auf diese Frage beeinflusst vermutlich erheblich das System der Dateinamen für die Dokumente. Und es muss dann, je nachdem, noch die Entsorgung - Reisswolf - oder die ORDENTLICHE Wiedereinlagerung organisiert werden. Auch das zukünftige Aufarbeiten/Scannen der weiter anfallenden Akten ist bereits zu organisieren. Diese sind evt schon zu erstellen mit den Dateinamen aus dem Computer-Archiv-System.
Die Sache beginnt also m.E. mit der listenmäßigen Erfassung der Akten und ihrer gegenwärtigen Standorte. Dann kommt der Entwurf eines danach maßgeschneiderten Dateinamen-Systems. Dann kommt die Organisation der Zuarbeit/Nacharbeit einschließlich der Bereitstellung von Arbeitsraum für den ganzen Vorgang.
Jetzt erst kommt der Scanner und dessen Spezifikation. Ich würde sagen man sollte ein superschnelles Groß-Gerät - mit oder ohne Bediener - mieten. Das Gerät für den zukünftigen Bedarf kann ja kleiner sein.
Grüße von Gerhard
Gerhard schrieb:
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> Die Sache beginnt also m.E. mit der listenmäßigen
> Erfassung der Akten und ihrer gegenwärtigen
> Standorte. Dann kommt der Entwurf eines danach
> maßgeschneiderten Dateinamen-Systems.
Wie die Dateien im Endeffekt heißen sollte eigentlich Wurst sein...
Die Dokomente müssen vom Kanzleisystem gefunden werden.
Öffnet man da einen Vorgang, sollen die dazugehörigen Scans angezeigt werden.
Ob die nun 1234.PDF oder ABDC.PDF heißen ist irrelevant.
Wichtig ist, dass im Kanzleisystem vermerkt ist, dass es es sich um das Dokument mit dem und dem Inhalt handelt.
Das ist ähnlich wie bei Fotos.
Wie die heißen ist egal, solange Du sie vernünfig verschlagwortest...
Ciao
Dirk
Hhhhmmmmm, du triffst mich voll........
Zufällig habe ich mit dem Thema beruflich zu tun.
Was will die Kanzlei erreichen, das ist die Frage.
Auch wird nicht jedes Dokument vernichtet werden können.
Weil vor Gericht immer noch das Prob, dass nur die Originalunterschrift
zählt.
Die Masse ist nicht das Prob, das macht fast jeder Kopierer mit
Ekelnetzanschluss heutzutage. Die haben fast alle Scan to FTP.
Wir scannen unsere Kundenakten mit 200dpi in PDF, qualitativ völlig OK. Ich
weiss das nicht in Seiten, einige ZigTausende werden es sein. Insgesamt ca 12000 Kundenakten. Unterschiedlich gross, von 5 Seiten bis 500 oder so.
Letzte Woche hab ich neuen Space angefordert, da im letzten Jahr ca 90 GB angefallen sind. Wir kippen alles in den Müll, nur den Originalvetrag mit
Unterschrift, der bleibt in der Akte.
Das grössere Prob ist, die Dokumente wiederzufinden. Da sollte man sich
Gedanken zu machen. Es wird wohl eine zusätzliche Soft benötigt, die wird
nicht billig sein.
Wenn du dich mal in der Kanzlei schlau gemacht hast, was die wollen, und wieviel ungefähr angelegt werden soll, berate ich dich gerne weiter.
Du kannst mich ja mal auf Arbeit anrufen.
Gruss
Achim
> ... dann sind die 20 Seiten pro Minute schon drin.
> Aaaaber, kommt der Bediener manuell nach ?
Ja, genau da sehe ich auch den Engpaß. Deshalb gehe ich davon aus, daß bei einer angenommenen Scan-Geschwindigkeit von 20 S./min. die effektiv benötigte Zeit 5-10 mal so lang sein wird.
Und daß das eine ziemliche Fleißarbeit werden wird, ist mir auch bewußt.
Den Job außer Haus zu geben, halte ich trotzdem nicht für gut, und ich vermute, daß man das auch nicht wollen wird.
Ebenso kann ich mir nicht vorstellen, daß die Miete eines Scanners in Frage kommt. Schließlich werden immer wieder Akten einzuscannen sein. Und dann im laufenden Betrieb einen langsameren Scanner zu benutzen, verschwendet nur Arbeitszeit, abgesehen davon, daß jedes Gerät auch eingerichtet werden muß. Ich glaube nicht, daß es sich unter dem Strich lohnt, da über Sparmaßnahmen nachzudenken.
Die Original-Belege sollen übrigens nicht vernichtet werden, aber sie können dann an anderer Stelle gelagert werden, damit die Kanzlei nicht aus allen Nähten platzt.
Außerdem sind, bei richtiger Organisation, die einzelnen Belege schneller einsehbar. Da wird es sicher auf die Kompatibilität der DMS-Software zur Branchensoftware ankommen. Insofern werde ich auch nochmal mit dem Software-Hersteller sprechen.
Für mich bleiben die Fragen:
1.) Welcher Scanner ist geeignet?
- Hersteller
- Modell und Ausstattung
- Anschlußart (USB, parallel, SCSI, Ethernet, Fibreoptic, ...)
2.) Welche DMS-Software ist brauchbar?
- Wie sieht das mit DMS-Software und deren Kompatibilität zu Branchensoftware aus?
- Gibt es standardisierte Schnittstellen?
3.) Ist es sinnvoll, einen eigenen Datenbank-Server für solch eine Anwendung einzusetzen, oder läßt man das einfach über den Normalen File-Server laufen (mit entsprechend großer Plattenkapazität)?
Zitat hrk:
"Ebenso kann ich mir nicht vorstellen, daß die Miete eines Scanners in Frage kommt. Schließlich werden immer wieder Akten einzuscannen sein. Und dann im laufenden Betrieb einen langsameren Scanner zu benutzen, verschwendet nur Arbeitszeit, abgesehen davon, daß jedes Gerät auch eingerichtet werden muß. Ich glaube nicht, daß es sich unter dem Strich lohnt, da über Sparmaßnahmen nachzudenken.
Die Original-Belege sollen übrigens nicht vernichtet werden, aber sie können dann an anderer Stelle gelagert werden, damit die Kanzlei nicht aus allen Nähten platzt." - Zitat Ende
Auslagerung der älteren Belege: "an anderer Stelle" das ist ein weiter Begriff. Wenn es arbeitstechnisch und rechtlich notwendig ist, die eingescannten Originale aufzuheben, dann macht eine Wiedereinlagerung nur Sinn, wenn man sie so ausführt dass man die einzelnen Dokumente schnell genug wiederfindet. Das wird nicht ohne organisatorischen Aufwand gehen.
Scanner - Größe und Typ: Wenn der jetzt für den Nachholbedarf erforderliche "Aktenfresser" sehr groß und teuer ist, dann kann es sich schon rechnen, sich ein kleineres Modell für den späteren laufenden Bedarf anzuschaffen.
Dateinamen und "Verschlagwortung". Letzteres ist viel Arbeit. Wenn es gelingt, dem Scan-Programm die Vergabe sinnvoller Dateinamen beizubringen, so dass sich dieser Arbeitsgang erübrigt, so wäre das sicher ein Vorteil.
Gv Gerhard
Hallo Gerd,
Gerhard schrieb:
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> Zitat hrk:
>
> "... Die Original-Belege sollen übrigens nicht
> vernichtet werden, aber sie können dann an anderer
> Stelle gelagert werden, ..." - Zitat Ende
>
> Auslagerung der älteren Belege: "an anderer
> Stelle" das ist ein weiter Begriff. ...
Sorry, aber das interessiert mich nicht. Mir geht es um die EDV-technischen Dinge und nicht um die allgemeine Büroorganisation.
> Scanner - Größe und Typ: Wenn der jetzt für den
> Nachholbedarf erforderliche "Aktenfresser" sehr
> groß und teuer ist, dann kann es sich schon
> rechnen, sich ein kleineres Modell für den
> späteren laufenden Bedarf anzuschaffen.
Wozu soll das gut sein?
Es werden regelmäßig mehr als 10 Seiten pro Woche (*) anfallen, sodaß so oder so ein leistungsstarkes Gerät benötigt wird, wenn man nicht die Arbeitszeit der Mitarbeiter verplempern will.
(*) Diskutier bitte nicht mit mir über 10, 100 oder 1.000 Seiten pro Woche. Es werden regelmäßig eine ganzes Menge zusammenkommen.
Was soll außerdem die Miete für ein leistungsstarkes Gerät für ein Jahr kosten? Plus die Arbeitszeit für die Installation, die De-Installation, die Installation des kleineren Gerätes, usw. usf. - Was soll denn das? Die Leute wollen arbeiten und Geld verdienen. Zum spielen hat niemand Zeit.
> Dateinamen und "Verschlagwortung". Letzteres ist
> viel Arbeit. Wenn es gelingt, dem Scan-Programm
> die Vergabe sinnvoller Dateinamen beizubringen, so
> dass sich dieser Arbeitsgang erübrigt, so wäre das
> sicher ein Vorteil.
Genau das ist eines der Themen. Aber das ist eben die Aufgabe des DMS-Programms, von denen ich aber keines kenne, und wo ich nach Erfahrungswerten frage.
Natürlich muß ein solches DMS-Programm in der Lage sein, mit der Branchensoftware der Anwaltskanzlei zu kooperieren. Bei dieser handelt es sich übrigens um Softlex, einem Programm "... zur vollständigen Abwicklung von Insolvenzverfahren".
Nix für ungut. Ich freue mich ja, wenn Du Dir Gedanken machst, aber diese Diskussion führt am eigentlichen Thema vorbei.
Viele Grüße
Heinz
ja wenn das so ist...
Wenn ich diesen alten Thread nochmal aufwärmen darf:
Mir ist da gerade eine Info über die neuen Dokumenten-Scanner von Canon ins Haus geflattert: Der ImageForumla DR-2010C bzw. 2510C ist für bis zu 1500 Scans pro Tag ausgelegt (20-25 Blatt pro Minute) und kostet mit Software (Acrobat 8.0 SE, Omnipage SE, ScanSoft PaperPort SE und Presto BizCard Reader) doch recht deutlich unter 1000 Euro. Allerdings haben die Geräte keinen Netzwerkanschluss, sondern werden über USB mit einem PC verbunden.
Das klingt ja so, als ob entsprechende Scanner inzwischen deutlich preiswerter zu haben sind als bisher. Canon ist ja auch keine Schrott-Marke (ich habe mit Scannern und Druckern dieses Herstellers ganz gute Erfahrungen gemacht). Andere Hersteller werden da sicher nachziehen (falls sie es nicht schon getan haben). Auch der Sinn von Kombigeräten (Kopierer, Laserdrucker, Scanner) ist damit schon fast wieder in Frage gestellt, denn mit getrennten Komponenten ist man wohl flexibler (und kann die Geräte auch mal einzeln austauschen bzw. ersetzen).